時間内に仕事が終わらない　陥りがちな五つの落とし穴

　今回からのテーマは「時間内に仕事を終わらせる」。簡単そうで、実は案外難しいのです。なぜ終わらないかの原因を探ると、大きく五つのタイプに分かれます。心当たりはありませんか？　臨床心理士の中島美鈴さんが解説します。

実は難しいあの作業

　私は毎週土曜の朝7時から時間管理グループレッスンをしていますが、その中で、計画通りに物事をこなせるかどうかを尋ねています。その結果、ほとんどの方は「予定通りにいくなんて奇跡があるんだろうか？」といった印象を持たれているようです。

　みなさんはいかがですか？

　自分の計画した予定通りに物事が進んでいくと達成感を味わえますね。一緒に仕事をしている人にも、家族にも、友達にも、約束をしやすくなります。バタバタせずに心に余裕が生まれます。そしてなにより、やるべきことを先延ばしにせず、すっきりした気持ちでいられて、自分のことを好きになれます。

　今月のテーマは「時間内に仕事を終わらせる」です。

　これは、実は難易度の高い事項です。この連載シリーズの主人公、ADHDのリョウさんは、「予定通り」とは正反対の人生を送ってきました。いつもバタバタしていて、期限に間に合ったことがほとんどないので、計画を立てることそのものが恐怖です。

　リョウ「どうせ、計画通りになんていかないんだから。小学生の頃からそう。夏休みの計画を立てても、見返したことさえない。まるで無視」

　そんなリョウさんも、子どもが小学生になってからは、そろそろ仕事をしたいと考えるようになりました。でも自信が持てないのです。

　リョウ「今でさえバタバタした生活をしているのに、仕事を始めたら、どうなるんだろう」

こんな経験ありませんか

　リョウさんは子どもの小学校のPTA役員の仕事をするときにも、いつも予定した時間の4倍はかかります。今日も、小学校の新聞のレイアウトを考えています。どの写真を使おうか、どんなテーマを載せようか、でも自分勝手に決めてしまうわけにはいかないし、どうしよう…。そんな思考をぐるぐるにしながら、とりあえず写真データをパソコンで見ていました。

　リョウ「あら、2組の●○ちゃんの写真だ。かわいいーー！　あの運動会の時のだ。え、うちの子写ってないのかな？　えっと3組はこのあたりかな」

　こんなふうにデータを見ながら何時間も経過してしまいます。

　みなさんには、リョウさんがどうして仕事を制限時間内に終われないのか、おわかりでしょう。リョウさん、寄り道しすぎですよね。

五つのタイプ

　制限時間内に仕事が終わらない原因はいくつかあります。私がよくあるタイプを分類してみましたので、次の五つのうち、リョウさんはどれにあてはまるかみてみてください。

　①時間内に終わらせる方法を選択できずに精神論で突っ走るタイプ

　そもそも時間内に終わるようなやり方に切り替えていない。仕事のゴールでどの要素が重要かがわかっていないことも背景にある。精神論で“急げばなんとかなる！”と思いすぎて、結局精神的にも身体的にも追い込まれる。これを部下や家族に求めるのならば、周囲も迷惑。パワハラ注意。

　②こだわり没頭タイプ

　せっかく時間内に終わるような計画を立てたにもかかわらず、自分の面白そうな局面でこだわりが出てしまい、そこで時間を取られていてもやめられない。

　職人タイプに多く、仕事そのものが面白くなってしまうのはよいことだが、時間経過を忘れてしまい、一部に力をかけすぎて結局全体が雑になるか、間に合わない。

　③枝葉に気を取られて森で迷子タイプ

　仕事に必要な参考資料に目を通すうちに情報量の多さに圧倒されて気づけばただ読んでいるだけになってしまうとか、ゴールを見失っているタイプ。片付けをしていて、思い出の品のひとつひとつに手を止めてふけってしまうのもこのタイプ。

　④注意散漫タイプ

　仕事で必要な情報を探すためにネットで検索していたら、いつのまにか関係のない記事をネットサーフィンしてしまうなど、仕事以外のことに脱線してしまうタイプ。

　⑤勝手にゴールの完成度を上げているタイプ

　相手から求められている仕事のレベルよりも、高いレベルが必要だと思い込んでいるか、ゴールのすり合わせの交渉を気が引けてできていない。そのため、無駄に高い完成度を目指して時間内に仕上げることができていない。相手からは喜ばれることもあるが、時間内に間に合わないと反対に迷惑をかけてしまうこともある。なにより、自分の時間を多く失うことになる。

　リョウさん、完全に「③枝葉に気を取られて森で迷子タイプ」ですね。目的があいまいなまま写真を見始めたことが落とし穴でした。

　また、背景には「①時間内に終わらせる方法を選択できずに精神論で突っ走るタイプ」もありそうです。どういうことかというと、リョウさんは、学校のPTA新聞を作るために、踏むべき手順がわかっていないし、それを時間内に完遂できるような方法に作り替えていないのです。

全体像をつかもう

　新聞のレイアウトを決める手順は、①どの話題を新聞に掲載するかについて他の役員の意見をきく、②三つの話題について掲載する写真を1枚ずつ選ぶ、③文章に入れるべき要素を箇条書きにしてみて他の役員の意見をきく、④文章を書く。

　こんな感じでいかがでしょうか。箇条書きにしてみると、全体像をつかむことができます。そうすると、それぞれの工程にかけられる時間をおよそ計画立てることができます。見通しをもつことができるので焦りません。

　また、PTA新聞の全部をリョウさんが完成させる必要はなく、原案を作って、皆に意見を求めればよいだけなのに、勝手に完璧なものを作らなければと思っているとしたら「⑤勝手にゴールの完成度を上げているタイプ」も該当しそうですね。

　ちょっと長くなりました。このお話は次回に続きます。

　◇このコラムの筆者があなたの先延ばし癖の改善を応援します。毎週土曜の朝、オンラインで実施です。詳細はこちらから。「働く人のための時間管理グループレッスン」（http://ptix.at/Ou2Bjb）

Source : 社会 – 朝日新聞デジタル